同じ情報がある場所を探す。
商品名、取引先、数量、金額などの情報が、どの帳票やシステムに記録されているかを調べます。入力するタイミングや担当者も確認し、どの情報を基準にするかを決めます。
基準となるデータを決める
同じ商品の在庫数を複数のファイルで管理している場合は、どの記録を基準にするかを決めます。更新の時刻や担当者も確認できる形にしておくと、違いが生じた際に調べやすくなります。
自動化する前に、表記とルールを揃える。
商品コードや取引先名の表記が異なると、情報の照合が難しくなります。表記やコードの管理方法を揃え、訂正があった場合にどのデータを更新するかを決めておきます。
修正した情報の反映先も揃える
表記を揃えるだけでなく、商品コードの追加や取引先情報の変更を誰が管理するかも決めます。古い情報が別の帳票に残らないよう、更新対象と手順を整理しましょう。
連携後の確認方法も決める。
CSVによる受け渡しやシステム連携を検討するときは、正常に取り込めたか、処理に失敗したかを誰が確認するかも整理します。返品や取消など、通常と異なる処理も含めて運用を確かめます。
取込結果と例外処理を確認する
受け渡した件数と取り込んだ件数を照合し、処理できなかったデータを確認します。再処理するときに同じ情報を重複登録しないかも、事前に確認しておきましょう。
