日常の作業を、順番に書き出す。
受注、在庫確認、出荷、請求など、ひとつの仕事が始まってから終わるまでの流れを書き出します。作業名だけでなく、担当者、使う帳票やファイル、次に情報を渡す相手も整理します。
担当者・情報・受け渡し先を揃える
作業を一覧にするときは、工程名、担当者、入力情報、出力する帳票、次の担当者を同じ項目で記録します。担当者が変わる箇所も見落とさずに整理しましょう。
手戻りが起きる場面を集める。
入力のやり直し、確認待ち、同じ情報の転記など、時間がかかる場面を具体的に記録します。「忙しい」でまとめず、どの作業で何が起きるのかを分けると、改善の対象を絞りやすくなります。
困っている場面を具体的に残す
「確認に時間がかかる」という課題には、何の確認か、誰の回答を待つのか、どのくらいの頻度で起きるのかを添えます。改善後に変化を確かめるための基準にもなります。
必要な機能を、業務の言葉で伝える。
製品の機能名から要望を作るのではなく、「注文の内容を出荷担当に渡したい」「拠点ごとの在庫を確認したい」のように、自社で実現したい作業を説明します。デモでも、その作業をどう進められるかを確認しましょう。
実際の作業をデモで確かめる
デモでは、自社でよく使う帳票や入力例を用意します。通常の処理だけでなく、入力間違いの修正や取消の操作も含め、担当者が一連の作業を進められるかを確認します。
