ホテル・旅館の在庫管理は客室管理と同じですか？

異なります。客室管理は予約や販売可能な部屋を扱い、物品の在庫管理はアメニティ、リネン、食材などの数量・場所・状態を扱います。宿泊予定を必要数の予測に使う場合も、実在庫の記録は別に必要です。

ホテル・旅館の在庫管理はExcelでもできますか？

できます。品目、規格、単位、場所、数量と入出庫履歴をそろえます。複数フロアや委託先との同時更新、施設間の集計が負担になったら、権限管理や履歴共有ができるシステムを比較してください。

ホテル・旅館の在庫管理でリネンはどう数えますか？

種類・サイズ・場所に加え、清潔、使用済み、洗濯中などの状態を分けます。洗濯中の物を直ちに使える数量へ含めず、業者から戻る予定も確認します。レンタルの場合は契約上の管理単位に合わせます。

ホテル・旅館の在庫管理では毎日棚卸が必要ですか？

全品を毎日数えるかは、物品数や変動、欠品リスクによります。日々の補充確認と全品の棚卸を分け、よく使う品や差異の多い品を短い周期で点検する方法があります。

ホテル・旅館の在庫管理システムはいくらかかりますか？

確認した例ではHoteKan備品が1施設あたり月額10,000円（税抜）、zaicoのスターターが月額8,980円（税抜）です。対象業務や利用人数が違い、初期支援、機器、追加機能の費用も異なるため、同じ運用条件で総額を比較します。

ホテル・旅館の在庫管理とは？アメニティ・リネンの棚卸と発注を改善

この記事の要約！

ホテル・旅館の在庫管理の基本をはじめ、アメニティ・リネン・備品の数え方、在庫管理表の項目、宿泊予定から発注数を求める計算例を整理。館内移動の記録や欠品対策、業務に合うシステム5選を紹介します。

ホテル・旅館の在庫管理とは？

ホテル・旅館の在庫管理とは、アメニティ、リネン、食材、清掃用品などの数量・保管場所・状態を把握し、納品、使用、移動、廃棄、棚卸を記録する業務です。客室を整える際の欠品を防ぎ、余分な仕入れや館内で物を探す時間を減らすために行います。

宿泊業では「在庫」が販売可能な客室数を指す場合もあります。本記事で扱うのは、サービス提供に使う物品の在庫です。予約・客室の管理と、歯ブラシやタオルの数量管理は対象が違います。予約情報は必要数を予測する材料になりますが、予約が増減しただけで物品の実在庫が増減するわけではありません。

たとえば中央倉庫に歯ブラシが500個あっても、清掃担当者が使うフロアの保管庫に届いていなければ、その場では不足します。施設全体の総数だけでなく、使う場所へ間に合うかまで確認することが重要です。

アメニティ・リネン・備品で管理方法を分ける

対象	確認する情報	間違えやすい点
アメニティ・消耗品	規格、数量、使用場所、補充目安	箱と個を混ぜる、フロア在庫を数え忘れる
リネン	種類、サイズ、所在、清潔・使用済み・洗濯中などの状態	洗濯中の物をすぐ使える数量に含める
食材・飲料	規格、残量、期限、開封状態、保管条件	同じ銘柄でも容量違いや期限違いを合算する
貸出品・備品	個体番号、設置・貸出先、返却、故障・修理の状態	故障品や貸出中の物を貸出可能と扱う
清掃用品	容量、残量、保管場所、補充履歴	容器の本数だけで使いかけの残量を判断する

リネンは所有と使用可能な数量を分ける

自社所有かレンタルかを分け、館内にある物、洗濯業者へ出した物、戻る予定の物を整理します。清潔なタオルが80枚、使用済みが40枚なら、直ちに客室へ提供できるのは80枚です。合計120枚をそのまま補充可能数にしてはいけません。レンタル品は契約上の管理単位や交換条件を業者とそろえます。

再利用する備品は「減った」で処理しない

加湿器や充電器、ベビーベッドなどは、貸し出しても消費されたわけではありません。客室番号や返却予定を記録し、戻ったときに状態を確認します。消耗品と同じ出庫処理だけで終えると、館内のどこにあるのか分からなくなります。

ホテル・旅館で在庫差異や欠品が起こる原因

中央倉庫と各フロアで記録がつながっていない

中央倉庫から清掃カートへ移した時点を「使用」と扱うと、実際には残っている物が帳簿上消えます。施設全体で追うなら移動元を減らし、移動先を増やします。中央倉庫だけを管理する場合は、その数字が館内総在庫ではないことを明確にしてください。

宿泊人数と使用量を同じものとして扱っている

連泊時の交換ルール、アメニティバーでの提供、子ども用の品、追加依頼などで使用数は変わります。人数を掛けるだけでは合わない物品は、実際の使用数も残し、曜日や宿泊プラン別の傾向を見ます。宴会や日帰り利用の消費も宿泊分と区別します。

口頭連絡と担当者の記憶に頼っている

「そろそろ少ない」という連絡だけでは、誰が何個注文したか分かりません。発注済みか未発注かを確認できるようにし、入荷予定を含めて引き継ぎます。担当者が変わっても同じ判断ができる基準を用意すると、重複発注も防ぎやすくなります。

納品から館内移動・使用までの基本手順

納品を確認する：注文書と納品物の品目・規格・数量を照合します。欠品や返品は実際の受入数に反映します。
定位置に保管する：棚・フロア・清掃カートの名称を台帳と一致させます。使用できない物は通常在庫から区別します。
館内移動を記録する：移動元、移動先、数量、時刻、担当者を残します。施設間の移送も同様です。
使用と例外を分ける：通常使用、破損、廃棄、貸出、修理を別の理由として記録します。
残量を照合して補充する：不足の兆候と入荷予定を確認し、必要な部署へ届けます。

物品が動いた時点で記録する入出庫管理が基本になります。清掃委託先が補充する場合は、誰がどの端末で記録するかまで取り決めます。忙しい時間帯に入力を後回しにするなら、仮記録から確定までの期限と責任者を決めます。

ホテル・旅館の在庫管理表と棚卸の進め方

Excelなどで始める場合も、品目別の残数表だけでなく、入出庫や移動の履歴を別に残します。残数を直接書き換える方式では、差が出た理由を追えなくなります。

管理項目	記入例	運用ルール
品目コード・名称	A001・大人用歯ブラシ	容量やサイズ違いは別の品目にする
基準単位・換算	個・1箱100個	入荷時の箱数を基準単位へ換算する
場所	中央倉庫B／3階保管庫	同じ品を場所別に記録する
状態	使用可能／破損隔離	補充に使える分を区別する
入出庫・移動履歴	3階へ20個移動	日時、担当者、理由を残す
発注・入荷予定	60個・11月5日納品予定	予定と受入実績を分ける
実棚数・差異	実数80個、台帳85個、差異−5個	確認者と原因調査を記録する

棚卸では基準時刻を決め、中央倉庫、各階、カート、貸出先の順に確認します。作業中に物品が動く場合は、数える前か後かを分けて記録します。数え忘れを防ぐため、場所ごとに完了欄を設けると管理しやすくなります。

差異が出たら、まず単位の違い、移動の片側だけの入力、納品の記録漏れを確認します。原因が分からないまま帳簿を実数へ合わせるだけでは、翌月も同じ差が出ます。高額品や欠品しやすい品は短い周期で確認し、全品の棚卸と組み合わせましょう。

宿泊予定からアメニティの発注数を計算する例

一定期間の補充では、使用見込みと予備を足し、使える在庫と使用日に間に合う納品予定を引きます。以下は考え方を説明する架空例で、すべてのホテルに一律の予備率を勧めるものではありません。

発注数の目安＝必要数＋予備−使用可能な在庫−間に合う納品予定

次の対象期間に200人が宿泊し、1人につき歯ブラシ1個を配ると仮定します。必要数200個、予備20個、使える在庫80個、期限までに届く納品予定60個なら、新たな発注数は80個です。

計算結果がマイナスなら、その前提では追加発注が不要という意味です。返品する数量ではありません。発注単位が100個入りの箱なら、80個をそのまま注文できるかを確認し、箱単位に切り上げた余りも次回へ引き継ぎます。納品が遅れる可能性や連休中の休配も考慮します。

毎日使用する品は、発注点を設ける方法もあります。適正在庫は多ければよいわけではなく、使用の変動、調達期間、保管場所に合わせて見直します。連泊時の交換頻度など提供ルールを変えたら、過去の使用量をそのまま当てはめないようにします。

食材のロスと物品管理の負担を減らすコツ

朝食や宴会の食材は、宿泊人数に加え、食事の予約数、メニュー、提供方式を確認します。開封済みと未開封を分け、厨房と倉庫に分散した残量を照合します。具体的な数え方や原価の整理は飲食店の在庫管理も参考になります。

業務改善では、欠品回数、緊急購入、廃棄、棚卸にかかった時間を記録すると、改善前後を比較できます。単に購入額が減っただけでは、宿泊者数が減った影響と区別できません。利用人数や営業日などの条件も合わせて見ます。

最初から全品を細かく管理するより、欠品すると客室準備が止まる物や、数える手間の大きい物から始めると運用を定着させやすくなります。品目名と置き場所を統一し、現場で記録しやすい方法を決めてから対象を広げましょう。

ホテル・旅館向け在庫管理システムの選び方

まず、解決したい問題を「数量共有」「残量測定」「発注・仕入」「販売・会計との統合」に分けます。客室予約システムを導入しただけで、物品の棚卸までできるとは限りません。次の業務を実際の品目で試すと適合性を判断しやすくなります。

箱と個、リットルと本などの単位を扱えるか。
倉庫・フロア間の移動と、施設全体の残数を確認できるか。
貸出中・洗濯中・修理中などを使用可能数と区別できるか。
清掃担当者や委託先に必要な範囲だけ操作権限を付けられるか。
発注済みの数量と納期を共有できるか。
既存の予約・会計システムと連携する範囲、方法、追加費用が明確か。

スマートフォンで物品の入出庫や棚卸を記録し、担当者間で数量を共有したい施設の候補です。QR・バーコードを使う運用も比較できます。場所や期限など必要な項目と利用プランを照合し、リネンの貸出・洗濯管理まで対応させる場合は、記録方法を実際の流れで確かめてください。

公式サイトで詳細を確認 ↗

出典：zaico 公式情報（2026年11月2日確認）

まとめ

ホテル・旅館の在庫管理では、館内の総数だけでなく、必要な場所に使える状態の物があるかを把握します。消耗品、リネン、貸出品を分け、単位・場所・移動の記録を統一することが出発点です。欠品や緊急購入が多い施設は発注基準を、巡回や棚卸の負担が大きい施設は数量共有や測定方法を見直しましょう。複数施設の仕入れや会計まで集計したい企業には、業務をつなぐシステムも選択肢になります。