求人を出しても応募が集まらない。採用しても教育担当が忙しく、独り立ちする前に辞めてしまう。人手不足への対応は、人数を増やすことだけでも、業務システムを導入することだけでも完結しません。
必要な仕事量、担当できる人、作業の進め方のどこに不足や無駄があるかを確かめ、採用・定着・分担・省力化を組み合わせることが大切です。業務システムを入れなくても改善できることはあり、導入した場合も運用の見直しが必要になります。
人手不足とは？業務量に対して人員・時間・技能が足りない状態
人手不足とは、必要な仕事を求められる品質や期限で行うための、人員・時間・技能などが足りない状態です。欠員の人数だけでなく、繁忙時間帯に人がいない、特定の作業をできる人が一人しかいない、といった状態も含めて考えます。
たとえば、受注入力の担当は足りていても、値引きや返品を判断する責任者に案件が集中すると処理は止まります。全社の人数を増やす前に、どの工程の、どの時間帯に、どの能力が足りないかを調べます。単純な作業量と、判断できる人の不足は、対策が異なるためです。
一時的な不足と継続的な不足を分ける
セールや季節需要による一時的な集中なら、事前の要員配置、処理時刻の分散、対象業務を絞った外部委託などが候補です。通常月も残業や未処理が続く場合は、採用条件、定着、業務量、担当の偏りを継続的に見直す必要があります。
「忙しい」という感覚だけでは原因を判断できません。受注件数、問い合わせ件数、処理待ち、やり直し、欠勤時の代替状況などを記録し、現場への聞き取りと照合しましょう。
中小企業の人手不足はどのような状況か
日本・東京商工会議所が2026年7月21日～8月21日に実施した調査では、回答企業2,654社のうち60.0％が人手不足と回答しました。その人手不足企業の48.2％は、事業運営に影響・支障がある深刻な状況とされています。対象は各地商工会議所の会員企業であり、すべての企業をそのまま代表する数値ではありません。
対策では採用強化に加え、デジタル活用などによる省力化も挙げられています。採用だけかシステム導入だけかの二者択一にせず、自社の原因に応じて組み合わせる視点が必要です。
出典：日本商工会議所「多様な人材の活躍等に関する調査」の集計結果（2026年11月5日確認）
人手不足が起きる主な原因
| 原因 | 現場で起きること | 確認する情報 |
|---|---|---|
| 採用の難しさ | 必要な職種・勤務地・時間帯で応募が集まらない | 募集条件、応募数、選考辞退の理由 |
| 定着・育成の不足 | 採用を続けても退職で人数が戻る | 入社後の支援、業務負担、教育担当の余力 |
| 業務量の増加 | 取引件数や個別対応が増えて処理能力を超える | 件数、季節変動、取引先別の例外処理 |
| 非効率な作業 | 転記、探索、確認、修正に時間を使う | 入力元、二重入力、差し戻し、待ち時間 |
| 担当・技能の偏り | 特定の人にしか処理できない仕事がたまる | 担当別の作業範囲、判断権限、副担当の有無 |
人数が足りないのか、仕事の進め方に問題があるのか
人員不足と非効率は同時に起きることがあります。「効率化すれば採用は不要」と決めつけず、改善しても残る業務量を確認します。一方で、同じ情報を複数の表へ入力する仕事を残したまま採用すると、新しい人もその作業に時間を取られます。
責任者だけが在庫の場所や取引条件を知っている場合は、採用人数より情報共有と教育が先に必要なこともあります。属人化の原因と解消の手順を参考に、標準化できる作業と経験者の判断が必要な仕事を分けましょう。
人手不足を放置した場合に起こりやすい問題
処理能力を超えた受注を続けると、納期遅延や問い合わせの増加が起こり、その対応がさらに現場を圧迫することがあります。確認を急ぐことで誤出荷や入力ミスが増えれば、返品・再出荷・請求修正などの仕事も発生します。
教育や引き継ぎを後回しにすると、副担当が育たず、休暇や退職の際に業務が止まりやすくなります。また、新しい取引や改善活動に時間を使えず、売上機会を逃す場合もあります。単に残業時間だけを見るのではなく、未処理案件、品質、顧客対応、育成の状況も確認してください。
短期的には、重要な仕事の優先順位と受けられる件数を明確にします。現場に無理をさせ続ける前提で計画を立てず、納期やサービス範囲の調整を顧客と相談することも選択肢です。
人手不足を改善する5つの対策
1．採用条件と仕事の切り出し方を見直す
一人に営業、受注、倉庫、経理のすべてを求めると、採用対象は狭くなります。経験が必要な判断と、手順が決まった補助作業を分け、どの仕事を任せるかを具体化します。勤務時間や業務範囲を調整できるかを検討し、求人内容と入社後の実態をそろえます。
2．働き続けられる環境と教育を整える
退職理由や困りごとを把握し、仕事量の偏り、相談先、評価、休暇時のカバーを見直します。入社直後から一人で処理させるのではなく、見本、確認ポイント、質問先、担当できる仕事の範囲を段階的に示します。教育担当の時間も業務計画に含めてください。
3．不要な仕事と重複作業を減らす
使われていない報告書、同じ内容を確認する会議、紙から表への転記などを洗い出します。必要な確認まで削るのではなく、「誰が何の判断に使うか」が説明できない作業を見直します。取引先ごとに異なる帳票も、共通化できる範囲を相談します。
4．標準化と分担で仕事の集中を解く
通常の処理を手順書とチェックリストにし、担当と副担当を決めます。例外は相談条件と責任者を明確にします。全員がすべてを担当する形ではなく、重要業務に代替できる人を確保し、別の人が実際に処理できるかを確認します。
5．システム・設備・外部委託を必要な工程へ使う
繰り返しの入力や照合にはシステム、物理的な搬送などには設備、社内で抱える必要がない定型業務には外部委託が候補です。委託しても指示、品質確認、契約管理は残ります。物流全体を検討する場合は3PLで委託できる業務と導入手順も確認してください。
人手不足対策を現場で進める手順
最初に、困っている工程を一つ選ぶ
「会社全体を効率化する」だけでは、担当も効果も曖昧になります。毎日の受注入力、月末の請求、倉庫のピッキングなど、負担が大きい業務を選びます。経営者、現場担当、前後工程の担当が、対象と改善したい状態を共有します。
仕事量と処理の実態を記録する
通常日と繁忙日の件数、担当者、入力項目、処理時間、待ち時間、修正理由を記録します。作業時間が短くても、承認待ちで納期に影響する場合があります。本人の作業時間と、開始から完了までの経過時間を混同しないようにしてください。
やめる・そろえる・分担する・自動化する順に検討する
不要な作業を除き、項目とルールをそろえてから、担当やツールを決めます。取引先名や商品コードが表ごとに違えば、連携後も照合が必要です。ワークフローの作り方を使って、差し戻しや不在時の経路も決めます。
小さな範囲で試してから広げる
一部の取引先や一つの倉庫などで、通常処理と返品・変更などの例外を試します。切替日、未処理分の扱い、障害時の代替手順を決め、旧方式と新方式の二重処理を防ぎます。現場で困った内容を修正してから対象を増やしましょう。
実施担当、期限、確認する指標を一枚の管理表にまとめると、改善活動が通常業務に埋もれにくくなります。現場から提案を集めるだけで終わらせず、何を採用し、何を保留したかも共有します。
人手不足対策で業務システムが役立つ場面と限界
| 負担のある仕事 | システムで支援できること | 人が決める・確認すること |
|---|---|---|
| 受注・売上・請求への転記 | 取引データの共有、帳票作成、データ連携 | 取引条件、例外、データの整合性 |
| 商品の探索・数量確認 | 保管場所の記録、入出庫照合、在庫照会 | 現物の整理、入力タイミング、差異の原因 |
| 申請の催促・進捗確認 | 通知、承認経路、履歴と状態の共有 | 承認基準、代理権限、判断そのもの |
| 問い合わせのたらい回し | 対応履歴、担当、資料の共有 | 回答内容、顧客との調整、共有範囲 |
システムが得意なのは、一定のルールで繰り返す処理や、同じ情報を複数人で使う場面です。顧客との交渉、現場での安全確認、曖昧な条件の判断まで自動で完了するとは限りません。自動処理が失敗した際の確認担当も必要です。
導入直後は設定、データ整備、教育に時間がかかります。人手不足が深刻なほど、担当者に通常業務と導入作業をすべて兼務させない計画が重要です。ERP導入の準備と移行手順も参考に、支援費用を含めて比較してください。
人手不足対策の効果を確認する指標
| 見る観点 | 指標の例 | 比較時の注意 |
|---|---|---|
| 負担 | 対象業務の作業時間、残業、処理待ち | 繁忙期・通常期、件数、案件の難易度をそろえる |
| 品質 | 入力ミス、誤出荷、差し戻し、再処理 | 作業を速めて不備が増えていないかを見る |
| 継続性 | 副担当で処理できる業務、教育の進み具合 | 手順書を作っただけで完了にしない |
| 人材 | 応募・採用の状況、定着、現場の困りごと | 人数だけでなく任せられる業務範囲も確認 |
| 費用 | 導入・運用・教育・外注の支出 | 利用料以外の負担や他工程への移転も含める |
作業時間が減っても、そのまま給与などの支出削減になるとは限りません。生まれた時間を顧客対応、教育、確認、残業削減などへどう使うかを決めます。「何人分減らせるか」だけでなく、今の体制で品質と納期を維持できるかを判断しましょう。
人手不足対策の業務改善におすすめのシステム5選
以下は、転記、探索、申請、情報共有の負担を見直すための候補です。採用・定着を直接解決する製品ではなく、対象業務が異なります。料金は2026年11月5日に公式情報を確認した税抜表示で、設定支援・追加機能などは別途確認が必要です。
キャムマックス
初期費用：100,000円
月額費用：90,000円～
基本70,000円＋1ライセンス20,000円。1ライセンス5アカウント。オプション別。
販売・購買・在庫・会計の情報をつなぐクラウドERPです。部署ごとに同じ取引を入力・照合している企業が、転記と確認の負担を見直す際の候補です。現場の必要な入力や判断は残るため、どの情報を共通化するかを先に決めます。
出典：キャムマックス 公式情報（2026年11月5日確認）
kintone
初期費用：0円
月額費用：10,000円～
ライトは1ユーザー1,000円／月、最低10ユーザー。スタンダードは1,800円／人、最低10ユーザー。外部連携・拡張の条件はコースによる。
案件や問い合わせなどの情報をアプリで共有し、担当・進捗を管理する業務改善プラットフォームです。個人の表やメールに情報が散らばる企業に向きます。アプリの設計・保守を担う担当を決め、外部連携や拡張の費用も確認します。
出典：kintone 公式情報（2026年11月5日確認）
ジョブカンワークフロー
初期費用：0円
月額費用：5,000円～
1ユーザー300円／月、最低利用料金5,000円。初期設定サポートは別途。大規模利用は見積。
申請フォーム、承認経路、通知、検索を使って社内申請を電子化するサービスです。紙の受け渡しや承認状況の問い合わせを減らしたい企業に向きます。承認者への集中や判断基準の曖昧さは、経路と権限の見直しも併せて対応します。
出典：ジョブカンワークフロー 公式情報（2026年11月5日確認）
サイボウズ Office
初期費用：0円
月額費用：3,000円～
スタンダードは1ユーザー600円／月、最低5ユーザー。プレミアムは1ユーザー1,000円／月。
予定、掲示板、ファイル、ワークフローなどを共有するグループウェアです。担当者を探す時間や社内連絡の重複が多い企業の候補になります。掲載場所と更新担当をそろえ、情報が古いまま残らない運用を決めます。
出典：サイボウズ Office 公式情報（2026年11月5日確認）
ロジザードZERO
初期費用：個別見積
月額費用：個別見積
導入支援・ソフトウェア・サポート・オプションなどの構成によって見積。連携費用も確認。
保管場所や入出荷、在庫状況を管理するクラウドWMSです。倉庫で商品を探す時間や照合作業が負担となっている企業の候補です。ロケーションと現物をそろえ、端末での記録や例外時の運用を設計することが前提になります。
出典：ロジザードZERO 公式情報（2026年11月5日確認）
まとめ
人手不足への対策は、採用、定着、育成、業務の削減、分担、省力化を組み合わせて進めます。まず不足している工程と時間帯を特定し、不要な転記や特定の担当者への集中を見直しましょう。受注や在庫の情報が分断している企業はERPやWMS、申請や社内連絡に時間がかかる企業はワークフローや情報共有ツールが候補です。小さく試し、負担だけでなく品質と継続性も確認して改善を広げてください。