予実管理とは？
まず予実とは、予算と実績のことを指します。
予実管理とは、企業の予算と実績を比較・分析し、予算の達成度を明確にするとともに、今後の課題を明らかにするものです。予実管理をすることで次の予算編成の際に、より正確で実績と整合性のある数値を導き出すことが出来ます。そのために、売上とその売上を達成するためのコストを管理することを指します。
予実管理の流れ
それでは実際に予実管理を行うにあたっての流れや方法を説明していきます。
目標をたてる
この場合の予算とは、これは “売上予算” を指すことが多いです。また、利益目標がある場合は “利益予算” と呼ばるものもあります。それ以外にも原価予算、経費予算、投資予算などがあります。
健全で生産性の高い企業を維持するためには、現実的で達成可能な目標を設定することです。達成不可能な目標を掲げても、社員のモチベーションは上がらず、やる気をなくしてしまう可能性があります。
予算の設定をする
過去の実績は参考をしながら設定しましょう。ただ、過去データを参考にする場合は、状況が変わっている可能性があるので注意が必要です。特に繁忙期と閑散期が大きい業種では、現実的な情報をもとに予算を作成する必要があります。
月次で定期的にチェックをする
一般的には月次で予算と実績をチェックしていきます。そうすることで、逸脱を早期に発見し、損失を未然に防ぐことができます。必要があれば期間を短くすることで、より詳細な分析が可能になります。
分析する際には、売上高だけに注目するのではなく、販管費を差し引いた営業利益を見るようにしましょう。売上高が高くても、経費が高ければ赤字になる可能性があるからです。
予算と実績に乖離がある場合は、売れていない商品があれば、その原因を究明する。売れている商品があれば、さらに売れるように工夫するなど、データに基づいて利益を最大化するための対策をしましょう。
予実管理を行う方法
個人事業主や中小企業では、予算や見通しを紙に書き出したり、Excelを使ったりして、手作業で管理されていることが多いようです。しかし、入力の手間やヒューマンエラーのリスクを考えると、予算管理システム、クラウドERPなど、予算や予測を管理するシステムを導入することが効率的です。各システムにはそれぞれ主な機能がありますので、アナログ管理とシステム管理どちらが良いか比較してみてください。
エクセルの場合
Excelやスプレッドシートを使えば、予測管理も簡単にできます。例えば、列で「品目リスト」、行で「月」をリストアップします。そして、それぞれのカテゴリーに「予算」「実績」「差異」の項目を割り当てるだけでOKです。当月単体の予想と、当年度・当月累計の数字を一つの画面にまとめ、一目でわかるようにすることが重要です。これによって、比較・評価が容易になります。また複雑すぎる構成にならないことも重要です。予実管理の目的は、将来のパフォーマンスの推定値を作成することです。そして、この推定値を用いて実績と比較し、差異を算出します。
クラウドERPを使う
クラウドERPは、企業のバックオフィス業務全般のデータを一元管理できるため、バックオフィス業務全般の予実管理も向上し、効率化につなげることができます。クラウドERPの在庫管理・会計管理機能により、需要予測による在庫水準の調整、予測に基づく原価管理、キャッシュフロー管理などが可能になります。
SFAツールで行う
営業支援ツール「SFA」は、予実管理を可能にし、営業現場を効率的にサポートするツールです。SFAツール内では、売上や利益などのデータ集計・分析に加え、顧客情報も管理されています。そのため、顧客情報と予実管理を照らし合わせることで、特定部署への支援や顧客に対する販売戦略の見直しなどを迅速に行うことが可能です。
BIツールで行う
BI(ビジネスインテリジェンス)とは、企業がよりデータに基づいた意思決定を行うためのツールです。
BIは、ユーザーが幅広いデータソースから実用的な洞察を引き出せるようにする能力にあります。情報技術を活用してデータを収集・分析し、予実の結果をグラフやチャートで分かりやすくまとめた報告書の形で確認が出来ます。
予実管理の主な業務
予算が立案された後、予算のマネジメントの部分が重要です。特に、成果を上げるためには、重視しなければならないポイントがいくつかあります。以下、重視すべき点と留意点を紹介します。
情報を常に最新に保つ
システムを導入している場合は、常に最新の情報が見える状態になりますが、アナログ管理の場合ですと常に更新を続ける必要があります。
差異を分析する
月次で確認をした際、各項目の差異発生の原因がわかるまで分析をします。原因を特定することで、対策を導き出し、次の予算編成につなげることができます。
その差異の原因が残業による人件費や固定資産の減価償却費であれば、経理部門が把握できるため、各部門に情報を共有し対策することが出来ます。
軌道修正をする
四半期または半期において、当初予算と実績の間に大きな差異がある場合は、修正予算を策定し、実績に見合った管理ができるようにする調整します。そうすることで、正確な予算をたてることができ、新たな経営指標にもなります。ポイントとしては、予測される成長と変化を加味して、現実的に達成できそうな予算へと修正をすることです。
まとめ
予実管理は、Excelなどを使って手作業で行うことも可能です。しかし、予実の差異をリアルタイムに把握し、課題の早期発見と解決を目指すのであれば、予算管理システム、クラウドERP、SFA、BIなどを導入することをお勧めします。
