販売管理とは？
販売管理とは、商品やサービスの販売に関するデータや情報を管理することを指します。具体的には誰が、いつ、どこで、何を買ったか、何個売れたか、物流、代金回収などの情報を管理することです。つまり、販売管理とは、単に一つの販売時点での情報管理ではなく、仕入れ、受注、在庫、出荷、配送、請求など、販売に関する一連のプロセスの情報管理をするこということになります。
販売管理の主な業務
販売管理には、大きくわけると「受注」「出荷」「請求」「仕入」「在庫」の5つのプロセスがあります。
それぞれの業務内容について、詳しく見ていきましょう。
受注管理
受注管理は、「見積もり」「契約」「受注」の3段階に分けられます。
見積もりとは、販売する商品の個数、納期、金額を、見積書という書類にして、顧客に提示することです。見積書は、他社との競合や、顧客との交渉により、数回にわたり提示することがあります。その場合、見積もりデータが複数になりやすく、時系列ごとに分かりやすく保存するなどの、適切な管理が必要になります。
顧客が見積もりの内容に合意すれば、次は契約です。契約では、商品の保証、納期、支払条件、免責事項などが記載された契約書を、双方で取り交わします。この時に、自社データベースへの顧客情報登録も、合わせて行われます。契約が締結されたら、受注に移ります。受注業務は、見積書や契約書に記載された情報にしたがって進められます。顧客の要求を記載した発注書が発行され、倉庫担当などの各部署と共有します。
出荷管理
出荷管理は、「出荷業務」と「納品業務」の2つに分けられます。出荷業務では、顧客の要求納期にしたがって出荷スケジュールを組み、出荷依頼書などの書類を作成して、倉庫担当者に出荷の指示を出します。倉庫担当者は、その内容に基づいて、期日どおりに商品を梱包し、発送の手配を行います。納品時に必要な書類の作成も、合わせて行われます。
納品業務では、顧客の元に商品が届いたことを確認し、受領書などに確認印をもらいます。配送は、外部の運送業者への委託が一般的です。配送中の貨物の進捗状況を把握することも、納品業務における大切な仕事の一つになります。
仕入管理
受注管理と同じく、仕入管理においても「見積もり」「契約」「発注」業務が発生します。仕入担当者は、在庫の過不足を把握し、不足している商品については、購買先に発注書を発行します。仕入れた商品については、倉庫担当者による検品作業を経て、経理担当者が支払いを行います。仕入れ業務にはいくつかのフローがあり、複数の部署をまたいで処理されるケースも珍しくありません。部署間の連携を十分にとり、業務の無駄を極力省くことが大切です。
在庫管理
自社の在庫がどのくらいあって、そのうち何個を補充するかをコントロールするのが在庫管理です。コントロールするだけでなく、顧客や他部署からの、在庫数の問い合わせにも対応します。
在庫管理において大切なことは、問い合わせに対する、スピーディかつ正確な回答と、在庫数の最適化です。過剰な在庫を持つことは、倉庫の賃料を過大にし、在庫を管理する人件費がかさむことから、企業にとって望ましくありません。いつまでも販売されずに残ってしまった在庫は、廃棄処分や、評価の切り下げによる損失も生み出します。過去の実績を参考に、適切な在庫数を保つことが重要です。
販売管理のメリット
販売管理を行うことで、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく見ていきます。
利益の向上
販売管理を行う最大の目的は、利益を確保することです。販売管理では、受注・資金・商品など、販売にかかわる情報を、幅広く取り扱います。そこで蓄積されたデータを集計することで、販売活動全体を俯瞰し、利益を最大化する方針を立てることが出来るのです。
例えば、受注や資金の流れを管理することで、顧客ごとの売上状況を可視化し、収支の状況を把握しやすくなります。また、商品の流れを管理することで、売れ筋商品の把握や、余剰在庫の削減、販売戦略の改善に活用することも可能です。
業務の効率化
販売における各工程を総合的に管理することで、業務効率の改善につながります。例えば、顧客から納期や在庫の問い合わせを受けた場合に、もし販売管理を行っていなければ、迅速に回答することは出来ません。これでは顧客の信頼をなくしてしまいます。適切な管理を行わないと、作業の重複や伝達漏れ、在庫の過剰・不足などを招くことも考えられます。
販売管理を行うことで、これらのトラブルを回避し、業務を円滑にすすめることにつながります。
業務の質を改善すれば、ミスの削減やスピーディな対応が実現し、顧客の信頼度も獲得できます。
ひいては、顧客満足度を向上し、売上の増加にもつながるのです。
販売管理業務が抱えるよくある課題
それでは販売管理業務でよくある課題を紹介致します。
書類作成が多すぎる！
販売管理業務の抱える問題点のひとつは、見積書や請求書、納品書など、多くの書類を必要とすることです。書類の数が増えれば、当然管理コストも上がります。
すると、ミスをカバーするためにリソースが割かれ、本来の仕事が進まなくなるという悪循環に陥りかねない事態となります。これは、取引先との信頼関係の問題にもつながる為、放置できない問題です
入力する業務が多く、ヒューマンエラーが起きやすい
こちらも多く課題を抱えている企業が多い、人的負荷が高く、ヒューマンエラーが起こりやすいということです。人手が足りないと、販売管理業務が十分に行えない場合があります。そのような状況で、利益を上げるために受注件数を増やすと、社員からマイナスの影響を受ける可能性があります。
また、販売管理業務が適切に処理されないと、在庫管理にも影響が出ます。その結果、「不足に気づかずに注文を取ってしまう」といった問題が発生する可能性があります。このような問題を解決するためには、人間の作業負担を軽減する仕組みづくりが重要です。
会社の他部署とデータ共有がされていない
3つ目の課題は、販売管理に関する情報を部門間で共有することが難しいということです。請求書の金額について営業と経理が連携する場合や、本社から工場に出荷指示を出す場合などに、ミスコミュニケーションが発生する可能性があるのです。
それぞれがうまく情報を共有できる仕組みがないと、受注件数が増えたときに効率的な対応ができなくなる可能性があります。
販売管理業務を改善する方法
従来、販売管理は紙やエクセルを使って手作業で行われていました。しかし近年では、多くの企業や団体が販売管理システムやクラウドERPを導入しています。
それらのシステムが多くの企業や組織に必要とされている理由はいくつかあります。まず、販売管理システムを導入することで、販売業務を自動化・効率化することができます。これにより、データ入力やレポート作成などの手作業に費やしていた時間やリソースを節約することができます。さらに、販売実績の向上に役立つ貴重な洞察と分析を提供することができます。
しかし、システムにも課題がないわけではありません。最大の課題の1つは、データの品質です。販売管理システムが効果を発揮するためには、正確で最新のデータがシステムに入力されなければなりません。
複雑なデータやレガシーなデータを持つ企業や組織にとっては、大きな課題となります。そして、もうひとつの課題は従業員が使いこなせるようになることです。アナログ管理に比べると、システムは複雑で使いにくい部分もあるため、成功させるためには管理職や営業担当者の賛同が必要です。
まとめ
販売管理は、企業経営の根本を支える業務だけに、ミスの防止や業務の改善を推進するシステム化が重要になってきます。導入にあたっては、費用面や部門間の連携など、いくつか課題がありますが、事前準備を正しく行うことで、得られるメリットは計り知れません。自社に合った最適なシステムを導入し、利益の向上に大きく役立てましょう。
