在庫管理とは？
「在庫管理」とは、商品を適切な状態で供給できるよう、企業が所有する在庫の数量や状態を管理することです。小売店では一般的に、顧客に販売する商品を店舗にストックしています。売れ筋商品であれば在庫を多く持ち、その逆であれば極力在庫を減らすなどして、在庫管理の担当者は、常に在庫に過不足が生じないよう在庫をコントロールしています。製造業の場合は、原材料から製品を作り出して販売するため、管理がより複雑になります。
在庫とは
そもそも「在庫」とは何でしょう。
在庫とは、商品・製品のみを表す言葉ではありません。販売により利益を得るために保有する資産を総じて在庫といいます。例えば、製造業における原材料、半製品(仕掛品)のほか、油・釘などの工場用消耗品も在庫に含まれます。在庫は、販売を通じて現金化され、企業に利益をもたらすため、いかに適切に管理するかが重要になります。
在庫管理の目的
在庫管理の目的は、適正な在庫管理を行い、企業の経営を健全に保つことです。在庫は、不足すると販売の機会を失い、本来得られるはずだった利益を逃してしまいます。一方、過剰に持っていると、保管や管理にコストがかかるため利益を圧迫してしまいます。そこで、在庫数を適正に保ち、いつでも必要な数量を顧客に提供できるよう在庫管理が必要になるのです。
在庫管理業務とは？
在庫管理業務の内容は、企業の業種や店舗の規模により異なります。
ここでは、代表的な５つの業務について見ていきましょう。
入庫管理
「入庫管理」とは、新たに入荷した在庫品を荷受けし、検品、検収、入荷処理を行うことです。仕入先への注文内容と入荷品に相違がないか確認するほか、外観に目立った傷や汚れがないか、付属品は揃っているかなど、入荷品の状態をチェックするのも大切な仕事です。現在では、ハンディターミナルによりバーコードを読み取る方法が一般的です。
出庫管理
「出庫管理」とは、出荷検品を行い、顧客への在庫の発送や引き渡し、出庫処理を行うことです。発送作業に付随して、梱包作業も一緒に行う場合があります。在庫の出庫は、顧客への販売のみならず、販売促進を目的としたサンプル品の払い出しや、修理による使用、クレーム対応による無償提供など、イレギュラーなケースも起こり得ます。そのため管理担当者は、正しい出庫理由を把握し、システムに登録することで、在庫数量が相違しないよう気を配る必要があります。
返品管理
「返品管理」とは、何らかの不具合により返品された顧客への販売商品・自社で仕入れた材料などの、入出庫処理を行うことです。伝票処理や金銭の支払いが絡むため、通常の仕入・売上処理と混同しないよう区別する必要があります。顧客から返品された商品は、状態を確認し、再度販売用の在庫とするか、修理して再利用するか、破棄するかの判断を行い適切に処理します。
ロケーション管理
「ロケーション管理」とは、在庫の所在場所を管理することです。在庫の場所を示す住所のようなものをロケーションといい、IDやコードを振り当てて管理します。ロケーションには、「固定ロケーション」と「フリーロケーション」の2種類があります。固定ロケーションは、在庫ごとに保管場所を固定する方法で、どこに何があるか把握しやすい反面、もしその場所が空いていても他の在庫を置くことができません。フリーロケーションは、開いている場所に在庫を保管していく方法で、より多くの在庫を保管することができます。
棚卸
「棚卸」とは、店舗や倉庫に保管されている在庫を一つ一つ数えて、記録と現品の数が一致しているかを確認することです。棚卸は、会計年度の期末における在庫の数量を確定し、利益を計算するために行われます。在庫数が合わない場合は、原因の特定や報告書の作成を課されることもあります。棚卸は、在庫管理者が不正に商品を抜き出したり横流ししていないかをチェックするとともに、長期間売れないまま滞留している在庫を処分して在庫数を適正に保つ役割を果たします。
在庫管理の方法
在庫管理の方法としては、エクセルによる在庫管理表を使用する方法と、在庫システムを使用する方法が考えられます。それぞれのメリット・デメリットを考えてみましょう。
エクセルで行う
在庫の商品名、入出庫日付、入出庫数、金額をエクセルで一覧表にして管理する方法です。商品１種類につき１つの表を作る「単表タイプ」と、全ての商品を1つの表にまとめた「在庫移動表タイプ」があります。エクセルでの在庫管理におけるポイントは、関数を上手に活用することです。指定した条件に合致した数字を合計する「SUMIF関数」、コード番号や商品名を検索して単価を表示できる「VLOOKUP関数」、在庫数が一定以下になったときに要発注などのコメントを表示できる「IF関数」などが有効です。
メリット
エクセルは、業務で使用するパソコンに最初からインストールされているため、導入コストがかかりません。義務教育の時代から慣れ親しんでいる方も多いので、操作も抵抗なく行えるでしょう。紙での管理に比べると入力作業は簡単で、自社の業務に合わせたカスタマイズも容易に行えます。
デメリット
エクセルは、データ量が増えると動作が重くなるため、大量の在庫を取り扱うのに向いていません。同時編集も行えないため、複数の拠点でリアルタイムに管理するのに不向きです。また、エクセルでの管理は手入力に頼らざるを得ないため、人的ミスを引き起こしやすいという欠点もあります。
在庫管理システム
在庫管理システムを導入することで、入出庫管理の自動化を実現し、在庫管理をより正確に、より効率的に行うことが出来ます。在庫管理システムには、単体で使用するタイプと、ERPパッケージのように他のシステムと連携出来るタイプがあります。他のシステムと連携する場合は、その分導入コストがかさみますが、販売システムなどと連動して在庫情報を自動でアップデート出来たり、在庫の販売、回転率、需要予測の分析が出来たりと、多くの効果が期待できます。
メリット
在庫管理システムは、手作業による入力ミスを減らし、少ない労力で効率的に業務を進めることを可能にします。例えば、ERPパッケージの導入により、在庫管理システムを販売管理や生産管理など他のシステムと連携すれば、入出庫に伴う入力作業や金額計算、在庫数の調整はすべてシステムが自動で行ってくれるため、管理者はより精度の高い正確な在庫管理を行うことが出来ます。これにより、従来かかっていた手間や時間を大幅に削減するだけでなく、余剰在庫や欠品の防止に伴うコストカットの効果も期待されます。
デメリット
デメリットとしては、導入コストの発生と従業員が使いこなせるようになるまで時間がかかることが挙げられます。サーバーの構築費や機器の準備のコストも加味する必要があります。そのため企業は、システム導入による費用対効果を、事前に十分検討することが重要です。また、システムを使いこなすにあたっては、操作方法や管理ルールの統一が必要です。特に複数の拠点がある場合は一律の管理ルールを定め、システムの導入効果を妨げないようにしましょう。
まとめ
主な在庫管理の方法について、2つご紹介しました。在庫管理は、作業工程が多く、取り扱う商品の過多により複雑な管理が要求されることもあります。在庫管理システムを導入することで、より正確に、より効率的に業務を進めることが可能になります。ぜひ実際のシステムについて調べて比較し、自社にとって最適な方法を検討してみてください。
